W firmie BDO potrafi być „niewidoczne”, dopóki wszystko idzie bez zgrzytów. Problem pojawia się, gdy nie ma rejestru i temat rozmywa się między działami. Wtedy BDO wraca jako zaskoczenie. Dlatego obsługa ma sens tylko wtedy, gdy jest powtarzalnym schematem, a nie jednorazową akcją.
Na start trzeba zdecydować, kto jest osobą odpowiedzialną. Bez tego nie ma ciągłości. w kolejnym kroku ustala się źródła danych, a na domknięcie rytm kontroli. To proste, ale działa, bo eliminuje przerzucanie tematów.
Dlaczego „wspólny obowiązek” nie działa
„Wspólny obowiązek” w praktyce bywa pomijanym. Dlatego najlepszy model to jeden rejestr. Źródła danych mogą być różne, ale powinny być zdefiniowane. Na początku określa się, kto dostarcza dane, potem kto je weryfikuje, na domknięcie kto zatwierdza porządek. Taki układ jest odporny na urlopy.
Jak utrzymać spójność bez nadmiaru papierów
Dobrze działa rytm, który nie jest przesadzony: jedno miejsce dokumentów. Na start zbiera się informacje, następnie sprawdza spójność, finalnie odkłada dokumenty w jedno miejsce i robi kontrolę terminów. Dzięki temu firma nie działa „na pamięć”, tylko na procedurze.
Jeżeli dokumenty są w kilku miejscach, ryzyko rośnie: ktoś użyje niepełnego pliku. Jedno źródło prawdy ogranicza pomyłki. To jest często ważniejsze niż „idealna teoria”, bo w firmie liczy się praktyka.
Nowe usługi, nowe strumienie, nowe obowiązki
Proces ma działać w czasie, więc musi uwzględniać zmiany: nowe lokalizacje. W pierwszym kroku identyfikuje się zmianę, potem ocenia wpływ na porządek, finalnie aktualizuje rejestr i checklistę. Dzięki temu firma nie wchodzi w tryb kryzysowy, tylko działa spokojnie.
W realnym scenariuszu najwięcej sensu ma rejestracja w bdo, gdy celem jest zbudowanie rutyny oraz gdy ważne są role.
Jak go zabezpieczyć
Proces sypie się zwykle przez: (1) brak właściciela, (2) brak jednego rejestru, (3) nowe procesy bez przeglądu. Każdy z tych problemów rozwiązuje procedura, która jest powtarzalna.
Uwaga porządkowa: tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej analizy obowiązków.
+Artykuł Sponsorowany+
